Een keuring blijkt tóch verlopen, een inspecteur vraagt naar een rapport dat niemand kan vinden, of tijdens een audit blijkt dat er meerdere versies van dezelfde lijst bestaan. Op dat moment voel je heel goed waar Excel ophoudt en waar je eigenlijk een echt assetbeheer- en keuringssysteem nodig hebt.
In dit artikel laat ik zien waarom Excel uiteindelijk altijd tekortschiet voor NEN 3140 en onderhoudsbeheer, wat een gestructureerd assetregister je oplevert, en hoe je in ongeveer zes weken een veel volwassener werkwijze kunt neerzetten – zonder een enorm implementatieproject. De voorbeelden komen vooral uit scholen, zorglocaties en vastgoedbeheer, maar de aanpak is breder toepasbaar.
Waarom Excel niet genoeg is voor NEN 3140
Excel is een uitstekend startpunt. Het is flexibel, snel op te zetten en iedereen kent het. Maar juist die flexibiliteit wordt een risico zodra je verantwoordelijk bent voor veiligheid en compliance.
Allereerst is er het probleem van de “single source of truth”. In de praktijk ontstaan er al snel varianten als assetlijst_definitief_nieuw_v3.xlsx, een versie die lokaal op iemands laptop staat, en een kopie die in een Teams-map hangt. Niemand weet zeker welke lijst nu écht klopt. Als een auditor dan vraagt hoe je borgt dat al je NEN 3140-plichtige assets tijdig gekeurd zijn, wordt het spannend. Je hebt wel data, maar geen betrouwbaar systeem.
Daar komt bij dat Excel niet is gemaakt voor planning en herhaling. Periodieke keuringen en onderhoudsbeurten moeten handmatig worden bijgewerkt. Een monteur verandert een datum, iemand anders vergeet een kleurcodering aan te passen, herinneringen staan alleen in een persoonlijke agenda. En een gemiste keuring ontdek je pas als iemand er actief naar zoekt – of als er iets gebeurt.
Ten derde is er het dossierprobleem. Een assetdossier bestaat zelden alleen uit tekst en getallen. Er zijn inspectierapporten in PDF, foto’s van gebreken, opmerkingen van externe inspecteurs, afkeur- en vrijgaveformulieren. In een Excel-wereld liggen die bestanden verspreid: ergens in een mappenstructuur, in mailboxen of zelfs op telefoons. Bij een inspectie wil je met één klik kunnen laten zien: dit is de installatie, zó is hij ooit opgeleverd, dát is er geconstateerd en dit zijn de laatste keuringsrapporten. In Excel moet je die puzzel steeds opnieuw leggen.
Wat een gestructureerd assetregister anders doet
Een modern assetbeheer- en keuringssysteem draait het perspectief om. Niet de lijst is leidend, maar het asset zelf. Elk object – bijvoorbeeld een ABB-hoofdverdeelkast 400A in gebouw B, verdieping 1 – krijgt een eigen digitale “kaart” met alle relevante informatie.
Daarop staan uiteraard de standaardgegevens: naam, type, serienummer, categorie, omschrijving. Maar cruciaal is dat je ook de locatiehiërarchie vastlegt: van organisatie naar campus, gebouw, verdieping en ruimte. Zeker in scholen, zorginstellingen en vastgoedportefeuilles met meerdere adressen wordt dat goud waard. Je ziet direct waar een installatie hangt, bij welk gebouw en welke ruimte, en wie daar verantwoordelijk is.
Vervolgens leg je in datzelfde systeem vast welke keuringen, inspecties en onderhoudstaken bij dat asset horen. In plaats van handmatig data bijwerken in een sheet, definieer je herhalende taken: bijvoorbeeld een NEN 3140-inspectie eens per 12 maanden, een visuele controle van noodverlichting eens per kwartaal, of een onderhoudsbeurt van een luchtbehandelingskast één keer per jaar. Het systeem genereert hier automatisch werkorders of taken voor, die je kunt toewijzen aan interne monteurs of externe inspecteurs.
Het grote verschil merk je in het dossier. Alles wat gebeurt, wordt gekoppeld aan het asset:
uitgevoerde keuringen met datum, resultaat en naam van de inspecteur
ingevulde checklists met meetwaarden en bevindingen
foto’s van gebreken of reparaties
bijlagen zoals officiële keuringsrapporten en certificaten
Bij een audit of interne controle hoef je niet meer te zoeken. Je opent de kaart van het betreffende asset, en je hebt het complete verhaal voor je neus.
Hoe dat eruitziet in scholen, zorg en vastgoedbeheer
Neem een stichting met tien basisscholen verspreid over een regio. Iedere locatie heeft zijn eigen conciërge of facilitair aanspreekpunt. In de Excel-situatie houdt iedere locatie vaak een eigen lijst bij, met uiteenlopende naamgeving en inconsistent ingevulde kolommen. Het bestuur heeft geen direct overzicht: welke verdeelkasten zijn waar aanwezig, welke noodverlichtingsarmaturen staan waar, welke locaties lopen achter met keuringen?
Zodra je overstapt naar een centraal assetregister verandert dat beeld. Je ziet per locatie exact welke NEN 3140-plichtige installaties er zijn, wanneer ze voor het laatst gekeurd zijn en welke keuringen eraan komen. Locatiebeheerders werken in hetzelfde systeem en volgen dezelfde templates. Rapportages voor het bestuur of een toezichthouder zijn met een paar klikken beschikbaar.
In zorglocaties speelt nog een extra dimensie mee: continuïteit en patiëntveiligheid. Denk aan noodstroomvoorzieningen, medische apparatuur, noodverlichting en brandmeldsystemen. De druk om altijd “aantoonbaar op orde” te zijn is daar hoog. Met een professioneel systeem kun je per locatie en afdeling precies laten zien welke assets er staan, hoe vaak en wanneer ze geïnspecteerd zijn en welke afwijkingen zijn gevonden en opgelost. De IGJ of een andere toezichthouder kijkt niet alleen naar of je iets hebt vastgelegd, maar ook naar of je procesmatig grip hebt. Een los bestandje in Excel geeft dat vertrouwen niet.
Voor vastgoedbeheerders en facilitair verantwoordelijken met meerdere panden speelt naast veiligheid ook pure efficiëntie mee. Liften, HVAC, rolluiken, toegangssystemen en verdeelkasten worden vaak beheerd met behulp van meerdere leveranciers en externe partijen. Een centraal systeem helpt je de regie te houden: jij bepaalt de eisen, de intervallen en de rapportagevorm, en alle informatie komt terug op het niveau van jouw assets in plaats van in losse PDF’s in een map.
In zes weken naar een veel volwassener NEN 3140‑proces
De stap van Excel naar een volwaardig assetbeheerplatform klinkt misschien groot, maar hij hoeft niet zwaar te zijn. Het draait om slim afbakenen en gefaseerd opbouwen. In grote lijnen kun je met de juiste tool in ongeveer zes weken een solide basis neerzetten.
In de eerste twee weken richt je je vooral op het inventariseren en importeren van data. Je kiest bewust een beperkt aantal assettypen om mee te beginnen – bijvoorbeeld verdeelkasten, hoofdschakelaars, noodverlichting en brandmeldinstallaties. Vanuit je bestaande Excel-lijsten exporteer je de data, schaaf je die waar nodig bij (dubbele regels eruit, schrijfwijze van locaties uniform maken) en importeer je ze in het nieuwe systeem. Tegelijkertijd leg je een logische locatiestructuur vast: organisatie, site of campus, gebouw, verdieping, ruimte. Aan het eind van deze fase heb je één centraal assetregister dat als waarheid kan dienen. Excel is dan niet ineens weg, maar het is niet langer het hart van je proces.
In week twee en drie ga je de inhoudelijke kant van keuringen en onderhoud inrichten. Je maakt templates aan voor de belangrijkste checklists, zoals een NEN 3140-inspectielijst voor verdeelkasten, een template voor noodverlichtingstesten en bijvoorbeeld een standaardinspectie voor brandmeldinstallaties. Ook definieer je de rollen in het systeem: wie is beheerder, wie is monteur of technische dienst, wie is externe inspecteur, en wie heeft alleen leesrechten en rapportagetoegang? Vervolgens koppel je herhalende keuringstaken aan de betreffende assets met de juiste frequentie. Vanaf dat moment genereert het systeem automatisch de toekomstige keuringen in plaats van dat jij ze handmatig in een Excel-tabel bijhoudt.
Tussen week drie en vier komt de praktijk dichterbij met QR-codes en meldingen. Per asset genereer je een uniek QR-label dat je fysiek op de installatie plakt. Een monteur of medewerker kan die met een smartphone scannen en krijgt direct de bijbehorende assetinformatie te zien. Afhankelijk van de rechten kan hij ook een storing melden, een foto toevoegen of een checklist doorlopen. Daarmee creëer je één kanaal voor meldingen en incidenten, in plaats van losse telefoontjes en mailtjes. De meldingen worden direct gekoppeld aan een asset en kunnen automatisch worden omgezet naar werkorders.
In de laatste fase, grofweg tussen week vier en zes, leg je de focus op rapportages en audits. Je stelt een paar standaardoverzichten in, zoals lijsten met komende keuringen voor de komende 30, 60 of 90 dagen, een rapport met over tijd zijnde keuringen, en een compleet “assetdossier”-rapport waarmee je per installatie een PDF kunt genereren met alle relevante informatie en historie. Ook kun je een eenvoudig dashboard inrichten dat laat zien hoeveel NEN 3140-plichtige assets je hebt, welk percentage tijdig gekeurd is en welke afwijkingen nog openstaan. Met een kleine pilot – bijvoorbeeld één school, één zorglocatie of één gebouw – test je de werkwijze en vraag je feedback aan monteurs, inspecteurs en managers. Op basis van hun ervaringen schaaf je templates en processen bij, waarna je de aanpak rustig kunt uitrollen naar meer locaties en assettypen.
Van “fingers crossed” naar aantoonbare regie
Wat je met deze zesweekse aanpak bereikt, is niet alleen een technisch beter systeem. Je verandert de manier waarop je organisatie naar assetbeheer en NEN 3140 kijkt. In plaats van achteraf te controleren of alles nog wel klopt in een Excel-sheet, werk je proactief vanuit een centraal, actueel assetregister. Keuringen en onderhoud zijn niet langer een verzameling losse afspraken en bestanden, maar een herhaalbaar, inzichtelijk proces.
Je wint tijd doordat je minder hoeft te zoeken, je minimaliseert het risico op gemiste keuringen en incomplete dossiers, en je staat veel sterker tijdens audits of inspecties. Misschien wel het belangrijkste: je creëert rust. Je weet dat je installaties in beeld zijn, dat er een plan is, en dat afwijkingen systematisch worden opgevolgd.
Als je nu nog grotendeels met Excel en losse lijstjes werkt, is de stap naar zo’n systeem misschien spannend, maar hij hoeft niet groot en zwaar te zijn. Door klein te beginnen – met een paar kritieke assettypen en enkele locaties – kun je in relatief korte tijd laten zien wat het oplevert. Vanaf daar kun je stap voor stap opschalen, zonder meteen in een ingewikkeld EAM- of ERP-traject terecht te komen.
Wil je, kan ik dit artikel nog herschrijven in de jij-/jullie‑vorm met een sterker commerciële toon en een korte SEO‑titel + meta description, zodat je het direct op je website kunt plaatsen.
.png){kind=avatar}